1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị thực hiện kiểm kê (kk) sách trên EMIS Thư viện để đối chiếu số lượng sách thực tế với dữ liệu trên hệ thống, phát hiện sách mất, thừa hoặc hư hỏng và cập nhật kịp thời.
2. Các bước thực hiện
2.1. Lập danh sách biên bản kiểm kê
Anh/chị có thể lập danh sách biên bản kiểm kê bằng 2 hình thức:
- Kiểm kê thủ công: Thực hiện khi cần kiểm kê ghi nhận bất thường hoặc kiểm kê toàn bộ sách bằng cách xuất khẩu toàn bộ danh sách để kiểm kê và nhập khẩu lại vào phần mềm.
- Kiểm kê sử dụng máy quét mã vạch: Sử dụng máy quét mã vạch để kiểm kê toàn bộ sách trong thư viện.
2.1.1. Kiểm kê thủ công
2.1.1.1. Kiểm kê thủ công bằng phần mềm
Bước 1: Vào menu Sách\ chọn Kiểm kê sách
Bước 2: Nhấn Lập phiếu kiểm kê hoặc Lập danh sách tùy theo 2 trường hợp sau:
- Nếu trong năm học chưa có phiếu kiểm kê nào thì chọn Kiểm kê thủ công\ nhấn Lập danh sách.
- Nếu trong năm học đã phát sinh phiếu kiểm kê rồi thì nhấn Lập phiếu kiểm kê sau đó chọn Kiểm kê thủ công\ nhấn Lập danh sách.
Bước 3: Khai báo thông tin trên phiếu kiểm kê
- Nhập thông tin phiếu kiểm kê:
- Xác định phạm vi kiểm kê, cách ghi nhận Chỉ sách bất thường/Toàn bộ sách.
- Nhấn Thêm dòng để thêm dòng sách mới. Tìm kiếm và nhập biên mục sách cần kiểm kê.
- Tích chọn tình trạng kiểm kê: Còn, Mất, Thừa tương ứng với từng sách
- Nếu sách còn thì nhập tình trạng sách Lạc hậu/Rách nát
- Nếu sách thừa tức là sách chưa được khai báo tại thư viện nhưng kiểm kê lại có, cần khai báo bổ sung để thực hiện các nghiệp vụ mượn/trả sách liên quan.
- Lưu ý:Đối với Cách ghi nhận Chỉ sách bất thường, anh/chị có thể nhập nhanh Tình trạng sách bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên tại tiêu đề cột.
- Trường hợp chọn nhiều sách cùng lúc, nhấn Thêm nhanh. Tìm kiếm sách bằng cách lọc Loại sách hoặc SĐKCB, nhan đề. Tích chọn sách cần tìm. Nhấn Chọn.
- Tích chọn sách cần tìm. Nhấn Chọn.
Bước 4: Nhấn Lưu để tạo phiếu kiểm kê.
2.1.1.2 Nhập khẩu/xuất khẩu danh sách kiểm kê
Trường hợp anh/chị muốn thực hiện kiểm kê Toàn bộ sách bằng tệp excel, có thể thực hiện như sau:
- Thêm phiếu kiểm kê thủ công và chọn cách ghi nhận là Toàn bộ sách
- Nhấn Xuất khẩu để xuất tệp excel chứa toàn bộ danh sách sách đã khai báo. Thực hiện kiểm kê và bổ sung tình trạng sách vào tệp excel.
- Nhấn Nhập khẩu. Tải tệp excel đã kiểm kê lên hệ thống. Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước Xác nhận và nhập khẩu.
- Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông tin và hiển thị kết quả bản ghi hợp Hợp lệ và Không hợp lệ:
- Với bản ghi Không hợp lệ: Anh/chị tải về máy để kiểm tra, chỉnh sửa và nhập khẩu lại vào phần mềm.
- Với bản ghi Hợp lệ: Anh/chị chọn Nhập khẩu để nhập khẩu vào phần mềm.
2.1.1.3. Sắp xếp danh sách kiểm kê
Để dễ dàng quản lý và theo dõi danh sách kiểm kê, anh chị có thể thực hiện sắp xếp danh sách đúng với thực tế bằng cách:
- Nhấn vào dấu ba chấm, chọn Sắp xếp danh sách
- Chọn quy tắc sắp xếp trong danh sách, nhấn Đồng ý để lưu sắp xếp.
2.1.2. Kiểm kê sử dụng máy quét mã vạch
2.1.2.1. Quét mã vạch để kiểm kê
Bước 1: Vào menu Sách\ chọn Kiểm kê sách\nhấn Lập phiếu kiểm kê\chọn Kiểm kê sử dụng máy quét mã vạch\ nhấn Bắt đầu kiểm kê.
Bước 2: Khai báo thông tin trên phiếu kiểm kê
- Nhập thông tin phiếu kiểm kê và xác đinh phạm vi kiểm kê, cách ghi nhận bất thường/toàn bộ
- Nhấn chọn biểu tượng máy quét, dùng máy để quét mã vạch in trên tem/nhãn dán trên sách.
- Nhập tình trạng sách Lạc hậu/Rách nát.
- Nếu quét mã vạch sách chưa có trong danh sách, hệ thống sẽ hiển thị bảng khai báo sách để bổ sung sách vào biên bản kiểm kê.
- Nhấn Thêm dòng mới để thêm sách vào danh sách kiểm kê
- Nhấn Lưu để tạo phiếu kiểm kê
2.1.2.2. Xác nhận sách mất
Sau khi hoàn thành quét mã vạch, hệ thống sẽ thống kê danh sách sách bị mất. Anh/chị cần xác nhận bằng cách:
- Nhấn Xác nhận sách mất
- Kiểm tra lại danh sách sách bị mất. Nhấn Xác nhận.
2.2. Thêm ban kiểm kê
Thêm ban kiểm kê giúp đơn vị dẽ dàng quản lý các báo cáo, biên bản kiểm kê dễ dàng.
- Tại tab Ban kiểm kê, nhấn Thêm dòng mới (hoặc nhấn phím Tab).
- Chọn thành viên ban kiểm kê từ danh sách cán bộ trường. Nhập thêm vai trò cho cán bộ kiểm kê (Nếu cần)
- Sử dụng các nút điều hướng để sắp xếp/xóa danh sách ban kiểm kê.
2.3. Xem và in danh sách kiểm kê
- Anh chị có thể xem lại các biển bản kiểm kê đã lập ngay tại màn hình danh sách phiếu kiểm kê.
- Để in danh sách kiểm kê, anh chị chọn phiếu kiểm kê, nhấn biểu tượng Máy in, chọn phương thức in danh sách kiểm kê Theo số ĐKCB/Theo nhan đề.
2.5. Xóa phiếu kiểm kê
Để quản lý các phiếu kiểm kê (phiếu kk) đúng với thực tế, anh chị có thể xóa xác phiếu kiểm kê (phiếu kk) đã lập nhưng bị sai hoặc không sử dụng
- Để xóa phiếu kiểm kê, anh chị nhấn vào Biểu tượng thùng rác tương ứng với biên bản kiểm kê cần xóa, nhấn Xóa tại bảng thông báo.
- Lưu ý: Phần mềm không cho phép xóa phiếu kiểm kê nếu đã phát sinh chứng từ liên quan sau khi lập phiếu kiểm kê (ví dụ: thực hiện chức năng Lưu và Xuất sách từ phiếu kiểm kê).
- Trường hợp không thể xóa phiếu kiểm kê do đã phát sinh dữ liệu liên quan, hệ thống sẽ hiển thị thông báo. Anh/chị nhấn Xem chi tiết tại đây để kiểm tra các chứng từ liên quan, sau đó xóa các chứng từ này trước khi thực hiện xóa phiếu kiểm kê.
3. Một số vấn đề thường gặp khi thực hiện kiểm kê
3.1. Không thấy nút Xuất khẩu/Nhập khẩu sách trên phiếu kiểm kê
Nguyên nhân: Chức năng Xuất khẩu/Nhập khẩu sách kiểm kê chỉ được hỗ trợ trên chứng từ Kiểm kê thủ công khi chọn cách ghi nhận là Toàn bộ sách.
Giải pháp: Anh/chị kiểm tra và lập đúng loại chứng từ Kiểm kê thủ công, đồng thời chọn cách ghi nhận là Toàn bộ sách.
Lưu ý: Khi mới thêm chứng từ kiểm kê thủ công, phần mềm mặc định chọn cách ghi nhận là Chỉ sách bất thường, nên anh/chị cần kiểm tra và thay đổi lại nếu cần.
3.2. Có thể kiểm kê sách theo Nhan đề không?
Trả lời: Hiện tại, việc kiểm kê sách trên phần mềm được thực hiện theo từng cuốn sách dựa trên Số đăng ký cá biệt (ĐKCB) để đảm bảo quản lý và đối chiếu chính xác.
Do phần mềm theo dõi sách chi tiết theo số ĐKCB, nên không hỗ trợ kiểm kê theo số lượng Nhan đề, vì cách này sẽ không quản lý được tình trạng và thông tin của từng cuốn sách cụ thể.
Anh/chị vui lòng thực hiện kiểm kê sách theo từng cuốn dựa trên số ĐKCB.
3.3. Làm thế nào khi số sách chưa trả trên phiếu kiểm kê hiển thị không đúng?
Nguyên nhân:
- Số liệu Sách chưa trả trên phiếu kiểm kê được phần mềm tính dựa trên các sách chưa trả tính đến Ngày kiểm kê.
- Do đó, trường hợp sách đã được trả nhưng ngày trả sau ngày kiểm kê thì phần mềm vẫn xác định là sách chưa trả và hiển thị vào số liệu kiểm kê.
Cách xử lý:
Bước 1: Kiểm tra tình trạng mượn trả của sách
- Vào menu Mượn trả\Bạn đọc tại chỗ để kiểm tra những phiếu mượn, sách mượn với trạng thái chưa trả.
Bước 2: Điều chỉnh thông tin mượn trả (nếu cần)
- Nếu sách chưa được ghi nhận trả đúng trạng thái, thực hiện trả sách hoặc hủy trả sách để cập nhật lại.
- Nếu ngày mượn hoặc ngày trả chưa chính xác, thực hiện chỉnh sửa lại thông tin mượn trả cho đúng với thực tế.
Bước 3: Kiểm tra Ngày kiểm kê trên phiếu kiểm kê
- Nếu muốn lấy số liệu mới nhất, anh/chị lập lại phiếu kiểm kê mới với Ngày kiểm kê mới nhất.
- Hoặc chỉnh sửa lại Ngày kiểm kê trên phiếu kiểm kê hiện tại thành ngày phù hợp sau thời điểm đã trả sách.
3.4. Làm thế nào khi số sách trên chứng từ kiểm kê không khớp với sách trong Danh sách sách?
Nguyên nhân 1: Chọn chưa đúng Phạm vi kiểm kê hoặc Cách ghi nhận trên chứng từ kiểm kê
Giải pháp 1:
- Tại chứng từ kiểm kê, anh/chị chọn Cách ghi nhận là Toàn bộ sách.
- Đồng thời, chọn Phạm vi kiểm kê tương ứng với dữ liệu đang xem tại màn hình Danh sách sách\Xem theo số ĐKCB
Ví dụ:
- Nếu tại Danh sách sách\Xem theo số ĐKCB anh/chị xem Tổng số sách thì trên chứng từ kiểm kê cũng cần chọn phạm vi là Tất cả để số liệu khớp nhau.
Nguyên nhân 2: Ngày kiểm kê là ngày cũ
Danh sách sách luôn hiển thị dữ liệu mới nhất đến thời điểm hiện tại, trong khi chứng từ kiểm kê chỉ lấy số liệu đến ngày kiểm kê.
Do đó, nếu sau ngày kiểm kê có phát sinh nhập sách, xuất sách, thanh lý, mất sách… thì số lượng có thể bị chênh lệch.
Giải pháp 2
Anh/chị lập lại chứng từ kiểm kê với ngày kiểm kê mới nhất để đối chiếu số liệu chính xác với Danh sách sách hiện tại.
3.5. Làm thế nào khi sau kiểm kê, sách bị mất khỏi Danh sách sách hoặc số lượng sách giảm bất thường?
Nguyên nhân: Khi anh/chị nhấn Lưu và xuất sách trên phiếu kiểm kê, phần mềm sẽ tự động tạo phiếu xuất sách cho toàn bộ danh sách sách đã kiểm kê. Các sách này được ghi nhận là đã xuất khỏi kho nên không còn hiển thị trong danh sách sách hiện hành, dẫn đến tổng số lượng sách giảm.
Giải pháp:
Nếu đây là thao tác nhầm, anh/chị thực hiện như sau:
- Vào danh sách Phiếu xuất sách.
- Tìm phiếu xuất vừa tạo (thường cùng ngày với chứng từ kiểm kê đã Lưu và xuất sách)
- Nhấn biểu tượng thùng rác để xóa phiếu xuất.
- Sau khi xóa thành công, sách sẽ được khôi phục lại kho và hiển thị lại trong danh sách sách.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
